HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO
Štvrtina času stráveného na poradách je neproduktívna
Každú hodinovú poradu môžeme skrátiť v priemere o 15 minút bez toho, aby utrpela jej efektívnosť
24.06.2014 | Zdroj: Robert Half
CFO.sk
Mali ste na poslednej porade pocit, že ste tam zbytočný? Vyše 400 zamestnancov, ktorí sa zúčastnili prieskumu spoločnosti Robert Half, si myslí, že v priemere štvrtina času, ktorú strávia na pracovných stretnutiach, je neproduktívna. Každé jednohodinové stretnutie tak v priemere môžeme skrátiť o 15 minút bez toho, aby sme negatívne ovplyvnili jeho efektívnosť.
Respondenti uviedli, že najčastejšie dôvody neproduktívnych stretnutí sú:
Robert Half má 5 odporúčaní, ako zvýšiť efektívnosť porád:
- Prehodnoťte zoznam pozvaných účastníkov: obmedzte stretnutie
iba na kolegov, ktorí sú na jeho výsledku zainteresovaní, nepozývajte ľudí „iba
pre informáciu“. V pozvánke uveďte, koho účasť je nutná, a pre koho
je stretnutie voliteľné.
- Držte sa agendy: dobrí organizátori rozošlú vopred agendu a materiály
na diskusiu a pevne sa držia harmonogramu. Ak sa objaví téma, ktorá môže
harmonogram nabúrať, dohodnú samostatné stretnutie.
- Pripravte miestnosť: zabezpečte, aby bolo pripravených dosť
stoličiek, video premietačka, telefón s možnosťou konferenčného hovoru –
proste veci, ktoré môžu na začiatku stretnutia všetkých zdržiavať.
- Zvoľte správne trvanie: ak pravidelné týždenné porady, ktoré
majú trvať hodinu, trvajú iba 30 minút, skráťte rezervovaný čas v pozvánke.
Ak nie je veľmi o čom diskutovať, stretnutie zrušte a namiesto neho
pošlite e-mail.
- Závery a úlohy: nesmie sa stať, aby niekto zo stretnutia odchádzal s tým, že rozmýšľa, čo sa má diať ďalej. Dajte ľudom priestor na otázky a jednoznačne určite, kto a čo má dokedy urobiť. Zo stretnutia pošlite krátky sumár úloh s termínmi.
Zvoľte si bezplatné zasielanie newslettera e-mailom alebo RSS správ a zostaňte informovaní o novom obsahu na CFO.sk.
Dajte nám vedieť Vaše pripomienky a podnety k portálu - napíšte nám na cfo@cfo.sk.