HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Štvrtina času stráveného na poradách je neproduktívna

Každú hodinovú poradu môžeme skrátiť v priemere o 15 minút bez toho, aby utrpela jej efektívnosť

Mali ste na poslednej porade pocit, že ste tam zbytočný? Vyše 400 zamestnancov, ktorí sa zúčastnili prieskumu spoločnosti Robert Half, si myslí, že v priemere štvrtina času, ktorú strávia na pracovných stretnutiach, je neproduktívna. Každé jednohodinové stretnutie tak v priemere môžeme skrátiť o 15 minút bez toho, aby sme negatívne ovplyvnili jeho efektívnosť.

Respondenti uviedli, že najčastejšie dôvody neproduktívnych stretnutí sú:

Robert Half má 5 odporúčaní, ako zvýšiť efektívnosť porád:

  1. Prehodnoťte zoznam pozvaných účastníkov: obmedzte stretnutie iba na kolegov, ktorí sú na jeho výsledku zainteresovaní, nepozývajte ľudí „iba pre informáciu“. V pozvánke uveďte, koho účasť je nutná, a pre koho je stretnutie voliteľné.
  2. Držte sa agendy: dobrí organizátori rozošlú vopred agendu a materiály na diskusiu a pevne sa držia harmonogramu. Ak sa objaví téma, ktorá môže harmonogram nabúrať, dohodnú samostatné stretnutie.
  3. Pripravte miestnosť: zabezpečte, aby bolo pripravených dosť stoličiek, video premietačka, telefón s možnosťou konferenčného hovoru – proste veci, ktoré môžu na začiatku stretnutia všetkých zdržiavať.
  4. Zvoľte správne trvanie: ak pravidelné týždenné porady, ktoré majú trvať hodinu, trvajú iba 30 minút, skráťte rezervovaný čas v pozvánke. Ak nie je veľmi o čom diskutovať, stretnutie zrušte a namiesto neho pošlite e-mail.
  5. Závery a úlohy: nesmie sa stať, aby niekto zo stretnutia odchádzal s tým, že rozmýšľa, čo sa má diať ďalej. Dajte ľudom priestor na otázky a jednoznačne určite, kto a čo má dokedy urobiť. Zo stretnutia pošlite krátky sumár úloh s termínmi. 

Tento článok sa páči

1

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: