Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Najčastejšie chyby pri predlžovaní splatnosti dodávateľských faktúr

Predlžovanie doby obratu záväzkov patrí k často využívaným spôsobom optimalizácie cashflow. Ak sa však robí nesprávnym spôsobom, môže priniesť viac problémov ako úžitku.

24.06.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

V snahe optimalizovať pracovný kapitál firmy často pristupujú k iniciatívam, ktorých cieľom je predĺžiť dobu splatnosti dodávateľských faktúr. Tu je niekoľko najčastejších chýb.

Súvisiaci článok: Nadnárodné firmy agresívne predlžujú splatnosť dodávateľských faktúr

Nevhodne zvolená situácia

Ak má firma finančné ťažkosti a zápasí s udržaním cashflow, agresívne predlžovanie platobných podmienok voči dodávateľom môže skončiť katastrofálne. Je rozdiel, ak sa o podobný krok pokúša finančne zdravá firma, a ak sa o to pokúša firma v úpadku.

V druhom prípade výrazne zvyšujete riziko, že na vás dodávatelia podajú návrh na konkurz, pretože informácie o vašich krokoch sa medzi nimi veľmi rýchlo rozšíria, a začnú sa spájať. Ak si dodávatelia pohľadávky poisťujú, vaša firma môže prísť u kreditných poisťovní o poistné limity, a tým sa môžete úplne odrezať od zdroja dodávok. V neposlednom rade stratíte u dodávateľov dôveryhodnosť, a aj keď sa vám podarí finančnú krízu zvládnuť, nebudú s vami chcieť pokračovať v obchodnom styku.

V krízovej situácii je s dodávateľmi lepšie konštruktívne spolupracovať, snažiť sa vyrokovať predĺžené splátkové kalendáre a pod. Viac o riešení krízových finančných situácií nájdete v článku Podnikové reštrukturalizácie 2/3: ako zvládnuť reštrukturalizáciu firmy.

Nadhodnotenie predbežných výpočtov úspor

Výpočet dodatočne získaného cashflow z predĺženej doby splatnosti sa robí nasledovne:

objem nákupu x počet dní / 365 x percentuálna úspešnosť

pričom pod objemom sa rozumie ročný objem nákupov, počet dní je rozdiel medzi novou a pôvodnou dobou splatnosti, a percentuálna úspešnosť predstavuje odhad, do akej miery sa firme podarí dobu splatnosti s dodávateľmi dohodnúť.

Podľa konzultačnej firmy REL, ktorá sa špecializuje na optimalizáciu pracovného kapitálu, v tejto počiatočnej fáze sa firmy niekedy dopúšťajú omylov, ktoré vedú k nadhodnoteniu očakávanej úspory:

• Objem nákupu: firma nerozlišuje medzi rôznymi druhmi nakupovaných tovarov a služieb a do objemu započíta svoj celkový nákup. V skutočnosti však v niektorých prípadoch predĺženie doby splatnosti nie je možné – napríklad platby za energie alebo nákup od dôležitých dodávateľov, pri ktorých firma nemá dostatočnú vyjednávaciu pozíciu. To vedie k nadhodnoteniu výslednej úspory.
  
• Počet dní: firmy zvyčajne platia dodávateľom s niekoľkodňovým omeškaním a skutočná splatnosť záväzkov je väčšinou dlhšia ako zmluvne dohodnuté podmienky. Ak sa však do výpočtu rozdielu medzi cieľovou a aktuálnou dobou splatnosti (počet dní) dosadí zmluvná splatnosť záväzkov, vo výslednej úspore bude započítaná aj tá čiastka, ktorú má už dnes firma „vo vrecku“.
  

Nedostatočná diferenciácia dodávateľov

Ak firma nerozlišuje medzi dodávateľmi a ku všetkým pristupuje rovnako, môže si narobiť zbytočné problémy.

V prvom rade rozdeľte dodávateľov podľa vašej vyjednávacej pozície. U kľúčových strategických dodávateľov bude potrebné postupovať opatrnejšie a otvoriť s nimi rokovania. Samostatne vyčleňte dodávateľov,  u ktorých môže predĺženie splatnosti spôsobiť viac problémov ako úžitku – dodávatelia energií, dodávatelia, ktorí pohľadávky postupujú na faktoringové spoločnosti, vládne a štátne inštitúcie (daňový úrad, sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne a pod.) a malí dodávatelia, ktorí sú od vás závislí a predĺženie splatnosti faktúr by mohlo ohroziť ich finančnú stabilitu.

Získajte informácie o štandardných platobných podmienkach u rôznych druhov nakupovaných položiek. Pre rôzne komodity a služby (logistické služby, IT služby, opravy a údržba a apod.) existujú rôzne štandardné doby splatnosti. Tieto informácie môžete získať napríklad z verejných publikácií alebo ako platené informácie od ratingových agentúr, kreditných poisťovacích spoločností, faktoringových spoločností, databázy Bloomberg, či od vašich obchodných partnerov.

Napríklad Procter & Gamble v roku 2012 pri benchmarkingovej analýze zistil, že dodávateľom platí podstatne rýchlejšie ako jeho hlavní konkurenti. Následne implementoval agresívny program, v ktorom predlžuje dobu splatnosti na 75 dní. Dodávateľom zároveň ponúka možnosť financovania ich pohľadávok v rámci špeciálneho programu financovania dohodnutého s jeho bankou.

Nedostatočná kooperácia medzi nákupným a finančným oddelením

Niekedy sa stáva, že nákupné oddelenie dohodne s dodávateľmi nové platobné podmienky, ale tieto informácie sa nedostanú k finančnému oddeleniu. Je dôležité, aby existoval centrálny register platobných podmienok za každého dodávateľa a obe oddelenia navzájom intenzívne komunikovali o každej zmene, ktoré musí potom finančné oddelenie pri realizácii platieb dôsledne dodržiavať. Rovnaká doba splatnosti musí byť  použitá v dodávateľskom kontrakte, pri zadávaní objednávky, na faktúre dodávateľa, a v informačnom systéme.

Príliš agresívne nastavené ciele

Ak navrhnete dodávateľom príliš agresívne doby splatnosti, môže to byť kontraproduktívne. Zmenu sa budú snažiť časom kompenzovať vyššími cenami, postupne presmerujú obchod na iných odberateľov, alebo ak to príliš preženiete, informujú kreditné poisťovacie spoločnosti alebo podniknú právne kroky.

Pri zmenách platobných podmienok sa preto snažte rešpektovať:

• Vašu vyjednávaciu pozíciu
  
• Štandardné platobné podmienky v odvetví dodávateľa  
  
• Strategický význam dodávateľa pre vašu firmu
• Podiel, ktorý vaša firma predstavuje na celkovom obrate dodávateľa. Ak nie ste pre dodávateľa dôležitým zákazníkom, nebude mať problém ukončiť spoluprácu. Ak je na vás závislý, môžete ho dostať do finančných problémov.
  
• Krajinu, v ktorej dodávateľ sídli. Napríklad nemecké firmy môžu na jednostranné predĺženie splatnosti reagovať oveľa citlivejšie, ako dodávatelia z juhoeurópskych krajín alebo krajín strednej Európy.
  
• Skutočnosť, či dodávateľ pohľadávky postupuje na faktoringovú spoločnosť, alebo či ich poisťuje u kreditnej poisťovacej spoločnosti (napr. Coface alebo Atradius).
  

Implementácia

Niekedy sa stáva, že zamestnanci nákupného alebo finančného oddelenia zodpovední za objednávky a realizáciu platieb nie sú dostatočne informovaní zo strany vedenia, a následne pri prvej agresívnej reakcii nahnevaného dodávateľa povolia a pokračujú v pôvodných platobných podmienkach, buď zo strachu alebo preto, aby sa jednoducho vyhli ďalším komplikáciám.

Je dôležité, aby o zmene v platobných podmienkach boli všetci relevantní zamestnanci riadne informovaní a dostali jednoznačné inštrukcie.

Vyhodnocovanie správnych KPI

Na to, aby ste mohli vyhodnocovať efekt celej iniciatívy, musíte poznať nielen vaše zmluvne dohodnuté, ale najmä skutočne dosahované doby splatnosti za každého zákazníka alebo skupinu zákazníkov. Ak CFO sleduje dobu splatnosti na príliš agregovanej úrovni (napr. všetky priame výrobné materiály spolu), reportovaná doba splatnosti 45 dní môže byť v skutočnosti u polovice dodávateľov 30 dní a u druhej polovice 60 dní.

Je potrebné sa vopred uistiť, že váš informačný systém dokáže poskytnúť informácie o dobe splatnosti v dostatočnom detaile tak pred implementáciou programu (štartovací bod), ako aj počas jeho implementácie (meranie úspešnosti).