Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Koho zaujíma nákup náhradných dielov, opráv a údržby?

Ako dostať nákup náhradných dielov, služieb a materiálov pre opravy a údržbu pod kontrolu

01.07.2014 | Zdroj: REL

CFO.sk 

Kedy ste sa naposledy zaoberali otázkou, koľko položiek náhradných dielov vaša firma nakupuje, aká je ich veková štruktúra na sklade, a aký podiel nákupu je pokrytý dodávateľskými zmluvami­? Ak si nepamätáte, pravdepodobne v tejto oblasti nájdete veľký priestor pre úspory.

Náhradné diely a zásoby pre opravy a údržbu (NDOU) sú často neefektívne riadené, pretože sa správajú inak, ako pravidelne nakupované materiály a služby, a pretože viac pozornosti sa venuje optimalizácii nákupu priamych materiálov, ktoré tvoria objemovo najväčšiu položku.

Napríklad spoločnosť REL pozbierala z projektov u svojich zákazníkov tieto postrehy:

• Jeden klient mal v SAPe zadefinovaných 189 000 rozličných kódov položiek, ktoré tvorili iba 40% celkovej hodnoty nákupu NDOU
  
• U iného klienta predstavovali až 92% nákupu položky, ktoré sa objednávajú menej často ako kvartálne, a takmer polovicu tvorili položky objednávané raz ročne alebo ešte zriedkavejšie
  
• Polovica hodnoty zásob ďalšieho klienta  nebola použitá dlhšie ako 33 mesiacov
  
• 59% nákupu u klienta predstavovali neplánované položky, pre ktoré neboli v informačnom systéme zadefinované kódy položiek
  

Najčastejšie problémy spojené s riadením NDOU:

• Veľký počet položiek: od špeciálnych a štandardných náhradných dielov cez elektrické káble, transformátory, pumpy, motory až po potrubia, opravárske náradie, filtre, oleje, chemikálie apod., čo pri nedostatočnej kontrole vedie k veľkému počtu rôznych dodávateľov a zneprehľadňuje riadenie.
  
• Ťažko predvídateľný dopyt: aj keď sa časť nákupu dá plánovať na základe plánu opráv a údržby, máloktoré firmy to tak skutočne robia, a pri väčšine položiek sa ich potreba nedá spoľahlivo predvídať.
  
• Originálne diely: oddelenie opráv a údržby väčšinou preferuje originálne diely od značkových dodávateľov. V prípade kritických komponentov je táto požiadavka opodstatnená, väčšinou sa však rozšíri aj na komoditné položky, ktoré by sa dali nakúpiť lacnejšie.
  
• Nakupovanie bez zmluvy: rôznorodosť a nepredvídateľnosť nakupovaných položiek a služieb väčšinou vedie k tomu, že prevádzka začne realizovať jednorazové nákupy od dodávateľov, s ktorými nemá uzatvorené (cenovo výhodnejšie) zmluvy.
  
• Priority a zodpovednosť: ak je pre oddelenie opráv a údržby hlavným cieľom zabezpečenie kontinuity prevádzky, venuje menej pozornosti tomu, či má na sklade zbytočne veľa zásob alebo či nakupuje za najvýhodnejších podmienok.
  

Odporúčania

• Pokryte čo najväčší objem nákupu zmluvami a schválenými dodávateľmi. Napríklad skonsolidujte podobné položky do produktových skupín, pre každú vytendrujte zmluvného dodávateľa a dohodnite paušálnu zľavu z cenníkovej ceny, ktorá sa bude vzťahovať na všetky položky, ktoré môžete potrebovať v budúcnosti.
  
• Obmedzte nákup originálnych a značkových položiek. Pre komponenty, ktoré nie sú pre prevádzku kritické, trvajte na tom, aby sa našli alternatívni lacnejší dodávatelia. U kritických komponentov sa snažte nájsť minimálne dvoch – troch spoľahlivých dodávateľov, čím vytvoríte medzi nimi konkurenciu.
  
• Skonsolidujte počet dodávateľov. Pre komoditné položky, ktoré sú na trhu ľahko dostupné (napr. elektromateriál) nájdite cenovo najvýhodnejšieho dodávateľa a každý rok opakujte tender. Hľadajte dodávateľov, ktorí predávajú široké portfólio produktov rôznych druhov a značiek namiesto úzkoprofilových dodávateľov. Ak dodávateľovi poskytnete väčší objem, pôjde dole s cenou alebo poskytne iné výhody, ako napr. držanie kritických zásob na vlastný účet  alebo bezplatné poradenstvo a servis.
  
• Rozdeľte položky podľa toho, do akej miery sú pre prevádzku kritické, a či sú štandardizované alebo vyrobené na mieru / objednávku. Náhradné diely, ktoré sú kritické pre zachovanie kontinuity prevádzky nakupujte od originálnych značkových dodávateľov, u štandardizovaných položiek pracujte s overenou skupinou alternatívnych dodávateľov, pre nekritické komponenty vyrábané na mieru / objednávku hľadajte lacnejších dodávateľov v okolí.
  
• Segmentujte položky podľa frekvencie nákupu: pre pravidelnejšie nakupované položky vypočítajte na základe historickej spotreby optimálnu výšku zásob, pre nárazovo nakupované položky si stanovte minimálnu a maximálnu úroveň zásob napr. podľa toho, či sú kritické pre prevádzku (a treba ich mať vždy poruke).
  
• Pre drahé a menej často nakupované diely hľadajte dodávateľa, ktorý je ochotný ich prefinancovať  a držať na sklade až do momentu potreby.
  
• Preskúmajte možnosť outsourcingu pre opravy a údržbu vrátane nákupu materiálu a riadenia zásob. Veľkí dodávatelia náhradných dielov a služieb môžu ponúkať kompletný outsourcing, čo má pre firmu tú výhodu, že radikálne zníži počet obchodných partnerov, a umožní jej sústrediť sa na ďalšie zefektívnenie nákupu, ako je napr. elektronické objednávanie a fakturácia.
  

REL je medzinárodná poradenská spoločnosť, ktorá poskytuje služby v oblasti riadenia a optimalizácie pracovného kapitálu.